Wanneer Process Mining

Met behulp van Process Mining objectiveren en visualiseren we het verloop van een proces. Maar wat zou nou de aanleiding kunnen zijn om dit toe te passen? We geven een aantal voorbeelden waar onze klanten tegenaan liepen.

1. Hoe verloopt ons proces?

Het kan lastig zijn een goed beeld te krijgen van een proces als meerdere afdelingen en/of IT-systemen betrokken zijn en daardoor het proces complex maken. Met behulp van Process Mining maak je complexe of onbekende processen inzichtelijk.

2. Verloopt ons proces zoals we dat ooit hebben ingericht? Zijn er compliance issues?

In sommige gevallen wordt er wet- en regelgeving ingericht op het verloop van interne processtandaarden. Als dit op één of meerdere processen binnen uw organisatie van toepassing is en u bent niet in staat hieraan te voldoen, dan kan dit vergaande gevolgen hebben. Veel van onze klanten hechten daarom waarde aan een correcte uitvoering van deze processen. Met behulp van Process Mining zijn afwijkingen van het ideale proces gemakkelijk zichtbaar.

3. Hoe kunnen we ons proces continu verbeteren?

Process Mining maakt bottlenecks, onnodige stappen en ongewenste uitkomsten gedetailleerd inzichtelijk. Vanuit de Lean Six Sigma methodiek krijgen we gevoel bij de verspillingen in het proces en benutten we elke de kans om deze verspillingen te elimineren.

Vervolgens controleren we periodiek of het proces naar verwachting presteert, of om het proces nog verder te optimaliseren. Een onmisbaar onderdeel in de toolbox van een procesverbeteraar!

Hoe werkt het dan precies?

Process Mining maakt processen inzichtelijk op basis van bestaande data. Deze input bestaat veelal uit logboeken die bijvoorbeeld ERP- en CRM-systemen bijhouden. De data wordt uit de systemen gehaald en ingeladen in de Process Mining tool. Deze software creëert vervolgens een visuele weergave van de verschillende processtappen, doorloop- en bewerkingstijden en de aantallen die door het proces ‘stromen’.

Zie hieronder een eenvoudig voorbeeld van een logboek:

Ordernummer	Orderstatus	Begintijd	Eindtijd
12251	Order ontvangen		21.07.17 14:55
12251	Betaling ontvangen		21.07.17 14:57
12251	Order verzamelen	22.07.17 10:06	22.07.17 10:14
12251	Order controleren	22.07.17 15:12	22.07.17 15:15
12251	Order klaarmaken voor verzenden	22.07.17 16:04	22.07.17 16:06

We zien hier een stukje van het logboek, namelijk de gegevens voor order 12251. De order doorloopt 5 verschillende statussen, daarbij is ook door het systeem opgeslagen wanneer de status veranderd is. Als we deze order in Process Mining-software zouden laden, zou de volgende figuur ontstaan:

We zien hier het verloop van het proces (de volgorde van de stappen) en de tijd tussen de verschillende stappen grafisch weergegeven. Maar stel dat we niet één order inladen maar meerdere, dan zou de figuur er zo uit kunnen zien:

We zien hier een aantal dingen gebeuren:

• De wachttijd voordat de order verzameld wordt is de bottleneck
• Eén order slaat de stap ‘order controleren’ over
• Eén order wordt na het controleren weer teruggestuurd naar de afdeling waar de order wordt verzameld

Op basis van de inzichten die Process Mining geeft kun je samen met de medewerkers uit het proces gaan inventariseren hoe de verspillingen worden opgelost.

Zo helpt Process Mining om op basis van een objectief overzicht aan de slag te gaan met het optimaliseren van processen. Met als grote doel: slimmer werken, blije klanten!

Wat heb ik nodig?

Process Mining is een krachtig middel om tot inzichten over je proces te komen, maar staat of valt met de kwaliteit van je datase. De meeste systemen houden in logboeken bij die door systeembeheerders uitgelezen kunnen worden. Als in deze logboeken per casus (bijvoorbeeld per bestelling) bijhouden wordt welke handelingen zijn uitgevoerd en wanneer, heb je al een goede basis om met Process Mining te starten.

Naast voorwaarden aan de beschikbare data is er nog een belangrijke afhankelijkheid, namelijk kennis en vaardigheden. Process Mining is toegankelijk voor iedereen, IT-ervaring is absoluut niet vereist! Wel is het belangrijk om Process Mining op de juiste manier in te zetten door voldoende te weten over het voorbereiden en controleren van je dataset en toepassen van de juiste analyses.

Voor alle procesverbeteraars die binnen een dag klaargestoomd willen worden om aan de slag te gaan met Process Mining, hebben wij de Process Mining Foundation training ontwikkeld. Toegankelijk, interactief en praktijkgericht. Lees er hier alles over!