Verwachtingen van Process Mining vs. de realiteit

Mensen hebben al snel bepaalde verwachtingen van nieuwe technologische ontwikkelingen. Dit geldt dus eveneens voor Process Mining en kan vaak 2 vormen aannemen. De eerste is de verwachting van de gouden oplossing: Process Mining kan alles en gaat al je bedrijfsproblemen oplossen. De andere is juist een onderschatting van de mogelijkheden van de software. Beide zijn onterecht. Geen één technologie kan in zijn eentje alles oplossen; Process Mining dus ook niet. Maar ondanks dat de software geen gouden oplossing is, kan Process Mining wel veel. Voordat je Process Mining gaat introduceren in je organisatie is het belangrijk dat je weet wat verwachtingen van Process Mining zijn en wat de realiteit is. Waarom bepaalde verwachtingen van Process Mining niet waar zijn, leggen wij in deze blog uit.

1. Process Mining is hetzelfde als Business Intelligence (BI)

De begrippen Business Process Management (BPM), Business Analytics (BA) en Data Science worden vaak (onterecht) door elkaar heen gebruikt. Voor een buitenstaander kan Process Mining hetzelfde lijken als één van deze begrippen of juist één van de begrippen vervangen, maar ook dit is niet waar. Ze werken allemaal met een grote hoeveelheid gegevens en vertrouwen alle op ‘op feiten gebaseerde’ ondersteuningssystemen. In werkelijkheid is Process Mining een aanvulling op BI-tools, maar ze zijn niet hetzelfde.

Het grootste verschil tussen BI-tools en Process Mining is de analytische kracht en de focus op de manier waarop een proces plaatsvindt van Process Mining. Waar BI sterk is in het bewaken en rapporteren van gegevens, daar ligt de kracht van Process Mining juist in de analyse. Verwacht dus niet dat Process Mining een bestaande BI-tool vervangt. Verwacht eerder dat ze elkaar complementeren.

2. Process Mining heeft geen menselijk ingrijpen nodig

Process Mining transformeert de ‘oude manier’ van procesanalyses van handmatig naar automatisch. Hierdoor hebben sommige mensen het idee dat Process Mining opzichzelfstaand werkt en geen instructies of ingrijpen nodig heeft. In werkelijkheid is dit echter niet het geval. Zodra de data klaar is gemaakt kan de software de analyse inderdaad automatisch uitvoeren, maar hier is wel nog menselijk ingrijpen voor nodig. Ook moet de analyse door medewerkers geïnterpreteerd worden en moeten hier verbetermogelijkheden uitgehaald worden. De analyse toont dit, maar de software schrijft het niet helemaal voor je uit. Dus ook de aanname dat Process Mining een volledig automatische tool is die geen hulp nodig heeft, is niet waar.

Boek nu je Process Mining training

3. Process Mining kan alleen met ERP-systemen werken

Een andere aanname van Process Mining is dat het alleen gebruikt kan worden om gedefinieerde processen te ontdekken, in kaart te brengen en te analyseren die bestaan in omvangrijke ERP-systemen. Ook dit is echter niet waar. Process Mining is namelijk ook goed in het ontdekken van processen die aanwezig zijn in andere onderliggende systemen. Zo hoeft bijvoorbeeld de route die een gebruiker neemt op je website niet proces gericht te zijn. Deze clickstream kan namelijk ook een interessant verhaal vertellen over hoe gemakkelijk of moeilijk het is om een proces te voltooien, zoals het aanschaffen van een product of het stellen van een vraag. Als je hier eenmaal onderzoek naar doet, zul je zien dat de gegevens en data die je voor Process Mining nodig hebt in veel verschillende systemen voorkomen: Service Management, CRM, BPM, Call Centers, LOB, Excel en noem het maar op.

4. Procesmodellering en Process Mining tonen hetzelfde ‘als-dan’ proces

Procesmodellering en Process Mining zijn twee technieken die misschien hetzelfde lijken, maar dit in werkelijkheid niet zijn. Ze houden zich beide bezig met het illustreren van processtromen, maar doen dit op een verschillende manier. Zo brengt Process Mining het feitelijke ‘als-dan’ proces in kaart en procesmodellering juist het ideale ‘zou moeten’ proces. Dit komt doordat procesmodellering gebruik maakt van medewerkers en documentatie als input, terwijl Process Mining werkt met werkelijke data (namelijk van de logboeken van je processen). Dit maakt het dat de analyses van Process Mining waarheidsgetrouw en objectief zijn en die van procesmodellering nog (te) veel openstaan voor subjectiviteit en interpretatie.

Conclusie

Het begrijpen (en weten) van de ware capaciteit en intenties van Process Mining is van cruciaal belang voor het slagen van de implementatie. Zorg hiervoor dat alle aannames en verwachtingen op tafel liggen voordat je besluit om werkelijk met de software aan de slag te gaan. Laat je hierbij niet te veel leiden door onrealistische verwachtingen van Process Mining. Dit zorgt ervoor dat je duidelijk weet wat je aan de software hebt, om zo teleurstellingen te voorkomen. Het kan hiervoor handig zijn om je te laten inlichten door een expert op het gebied van Process Mining. Op deze manier zorg je ervoor dat je niet alsnog je eigen hoge verwachtingen van Process Mining te veel laat meespelen (of de software juist te veel onderschat).

Heb jij interesse in Process Mining? Bekijk dan ons trainingsaanbod eens. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: protradeunited.com, pirawen.blogspot.com