Terreinen voor procesverbeteringen

Er zijn verschillende terreinen voor procesverbeteringen. En de software van Process Mining kan bij alle benodigde analyses voor deze procesverbeteringen helpen. Door de procesanalyses te laten leiden door aanwezige data over je processen baseer jij je procesverbeteringen op feiten, in plaats van op aannames of vermoedens. Ook krijg je een volledig en uitgebreid beeld van je processen, waardoor je analyses zeer bruikbaar zijn. Dit verhoogt de slagingskans aannemelijk. Wat deze terreinen voor procesverbeteringen zijn, laten wij in deze blog zien.

Optimaliseren van uitkomsten

Een uitkomst van een proces kan geleid worden door een enkele activiteit van een proces of door het gehele proces. Identificeer deze uitkomsten en vraag jezelf af of alle activiteiten nodig zijn of dat enkele geëlimineerd kunnen worden. Er worden namelijk vaak onnodige werkzaamheden uitgevoerd binnen processen, welke eigenlijk helemaal niet nodig zijn om dezelfde uitkomst te behalen. Analyseer het gehele proces hiervoor en vraag vervolgens aan je werknemers of zij vinden dat bepaalde handelingen eigenlijk onnodig zijn. Binnen processen heb je drie soorten activiteiten:

  1. Customer Value Added: Dit zijn activiteiten die waarde voor de klant toevoegen en waar klanten ook bereid zijn om voor te betalen. Deze activiteiten moet je niet elimineren!
  2. Business Value Added: Dit zijn activiteiten die nodig zijn om je organisatie draaiende te houden. Vaak zijn ze vereist vanuit de omgeving en wet- en regelgeving. Deze kun je nooit volledig elimineren, maar je moet ze wel zoveel mogelijk proberen te minimaliseren en optimaliseren.
  3. Non Value Added: Dit zijn activiteiten die niet binnen een van de bovenstaande activiteiten vallen. Ze voegen én geen klantwaarde toe én geen waarde voor de organisatie. Deze moet je wel volledig proberen te elimineren.

Als bepaalde handelingen dus niet geëlimineerd kunnen worden dan kun je deze processen wel verder optimaliseren. Zo kun je dezelfde uitkomsten misschien niet met minder handelingen behalen, maar wel op een efficiëntere manier. Ook kan het bijvoorbeeld aan te raden zijn om je processen volledig te digitaliseren. Dit optimaliseert je proces vrijwel meteen.

Procesverbetering

Processen standaardiseren

Standaardisering van processen houdt in dat je binnen processen dezelfde standaarden en regels handhaaft. Hierdoor heb je een duidelijke audit trail en maximaliseer je compatibiliteit, veiligheid en herhaalbaarheid. Dit leidt vervolgens tot een optimalisering en vereenvoudiging van je processen. Binnen vrijwel alle processen zit variatie. Door Process Mining je processen te laten analyseren kun je de meest voorkomende en efficiëntste variaties opsporen. Zodra je deze weet, kun je variatie in processen zoveel mogelijk elimineren en kun je zorgen dat je processen op de effectiefste manier gestandaardiseerd zijn.

Automatisering

Het automatiseren van je processen is misschien wel een van de beste manieren om je processen te optimaliseren. Een goede technologie hiervoor is Robotic Process Automation (RPA). Deze software-robots kunnen repetitieve handelingen (die altijd volgens dezelfde regel lopen) overnemen en automatiseren. Dit zorgt er niet alleen voor dat de processen een stuk sneller worden uitgevoerd, maar ook goedkoper en beter. De robot is namelijk sneller in zijn handelingen dan werknemers en hij kan ook nog eens 24/7 doorwerken.

Daarnaast volgt de robot altijd de regels die in zijn software zijn geïnstalleerd, waardoor hij geen fouten in zijn handelingen maakt. Werknemers blijven nou eenmaal mensen, en mensen blijven nou eenmaal fouten maken. De robot daarentegen is altijd 100% accuraat in zijn handelingen (mits de juist instellingen in hem geïnstalleerd zijn). Zo kan de robot je bijvoorbeeld helpen bij het verwerken van facturen, het versturen van automatische e-mails, het overnemen en samenvoegen van informatie en berekeningen maken. Hierdoor speel jij je werknemers vrij van dit soort repetitieve werkzaamheden, waardoor zij meer tijd overhouden voor meer inhoudelijke en uitdagende werkzaamheden.

Process Mining kan je bij dit proces eveneens helpen. Voor automatisering is het namelijk van groot belang dat er een geschikt proces gekozen wordt. Het proces moet namelijk geen uitzonderingen kennen en altijd volgens het ‘als…dan’ principe lopen; als dat gebeurt, dan moet dit de vervolgstap zijn. Als een proces niet aan deze eisen voldoet dan kan de robot hier niet mee omgaan en dan zal je automatisering niet winstgevend zijn. Process Mining kan je processen analyseren om zo te onderzoeken of processen uitzonderingen kennen en of zij geschikt zijn voor RPA.

Voordelen RPA

Optimaliseren van kosten en tijd

Een andere manier om procesverbeteringen door te voeren is door te kijken naar de kosten van het proces of de bestede tijd aan een proces. Dit hangt samen met het elimineren, optimaliseren en standaardiseren van je processen, maar je bekijkt je processen specifiek vanuit het kostenplaatje of vanuit de bestede tijd. Op deze manier heb je een andere invalshoek en ontdek je wellicht nieuwe verbetermogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld kijken naar hoelang bepaalde activiteiten duren of hoeveel tijd er tussen opeenvolgende handelingen zit. Op deze manier kun je bijvoorbeeld achter onnodige wachttijden komen. Door zulk soort verbeteringen door te voeren optimaliseer jij je processen dus eveneens.

Door te letten op deze verschillende terreinen voor procesverbeteringen kun je verschillende manieren vinden om je processen te verbeteren. Zoals in het begin al is vermeld kan Process Mining binnen elk terrein helpen. Dus, ben jij ook van plan om te beginnen aan procesverbeteringen? En heb je interesse in Process Mining? Bekijk ons trainingsaanbod dan eens! Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: newseumed.org, gensight.com