RPA en Process Mining: in 4 stappen een succesvolle implementatie

Robotic Process Automation (RPA) is een technologische ontwikkeling die de laatste paar jaar steeds meer aandacht krijgt van organisaties. Zij zien het als een manier om hun activiteiten en resultaten te verbeteren. Maar wat is RPA precies? En wat hebben RPA en Process Mining met elkaar te maken?

RPA

Simpel gezegd is RPA een manier om repetitieve handelingen te automatiseren. ‘Robotic’ betekent hier niet dat je een fysieke robot implementeert (het is net wat saaier, of minder beangstigend; het is maar hoe je het bekijkt). Het is ‘slechts’ een software die je installeert en die werkzaamheden die altijd volgens dezelfde regels lopen (zogenoemde rule-based processen) van je overneemt en automatiseert.

Het hoeft hierbij niet om gestructureerde data te gaan, maar wel om processen waarvoor de robot niet hoeft niet ’na te denken’, want dat kan hij niet. De robot kan geen menselijke logica toepassen, maar moet altijd opgestelde ‘als-dan’ regels kunnen volgen. Hierdoor werkt de robot wel zeer accuraat en gaat vrijwel altijd foutloos te werk, wat de kwaliteit (en daardoor de resultaten) vervolgens ten goede komt. Daarnaast doet hij het ook een stuk sneller dan werknemers, waardoor je tijd en kosten bespaart. En niet alleen voor jou als manager is het aantrekkelijk, maar voor werknemers zelf ook. Zij hoeven zich namelijk niet meer bezig te houden met deze saaie, tijdrovende repetitieve handelingen. Deze tijd kunnen zij vervolgens in meer inhoudelijke, uitdagende werkzaamheden steken. Hier halen zij zelf meer voldoening uit én de kwaliteit en resultaten zullen stijgen.

RPA en Process Mining

Voordelen van RPA zijn:

  • Drukken van kosten en tijd;
  • Voorkomen van fouten;
  • Verhoogde kwaliteit;
  • Verbeterde resultaten;
  • Verhoogde werknemerstevredenheid;
  • Verhoogde wendbaarheid;
  • Gemakkelijk te integreren.

Maar om ook werkelijk van deze voordelen te kunnen genieten is het wel van groot belang dat er geschikte processen gekozen worden. Want zoals Bill Gates al zei: ‘‘The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency’’. Maar hoe weet je zeker dat een proces geschikt is? Daar komt de combinatie van RPA en Process Mining bij kijken!

Process Mining

Process Mining is een software die helpt om processen binnen een bedrijf te analyseren. Bijna alle handelingen binnen een organisatie worden opgeslagen in logboeken: wanneer werd een bepaalde handeling uitgevoerd, op welke case had deze handeling betrekking, wie heeft het uitgevoerd, hoelang duurde de handeling, etc. Process Mining gebruikt deze data vervolgens om een proces op al deze punten te analyseren.

Deze data wordt automatisch verwerkt, waarna een duidelijk overzicht van het huidige proces wordt weergeven. Je krijgt visueel te zien hoe het proces er nu uitziet en hoe dit afwijkt ten opzichte van hoe het proces er eigenlijk uit zou horen te zien (de Happy Flow). Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op afwijkingen in resultaat, tijd of de volgorde van handelingen. Je laat je analyse dus leiden door de aanwezige data (en dus door feiten). Hierdoor kun je vervolgens duidelijk zien welke processen goed lopen en waar eventuele bottlenecks, afwijkingen en verbetermogelijkheden zitten.

RPA en Process Mining

Om een RPA project te slagen moet je gestructureerd te werk gaan. Hieronder leggen wij uit welke vier stappen essentieel zijn en hoe de combinatie van RPA en Process Mining hierbij kan helpen.

1. Begrijpen van processen, deviaties en variaties

Het verbeteren van een proces kan natuurlijk niet zonder dat je begrijpt en weet hoe het huidige proces eruitziet. Maar dit ‘natuurlijk’ is voor organisaties vaak toch niet zo vanzelfsprekend en gemakkelijk. Als je RPA wilt toepassen en de robot een proces wilt laten overnemen is het echter wel van belang dat je eerst zelf weet hoe het loopt. Pas dan kun je het aan de robot ‘leren’ én weet je of het proces eerst verbeterd moet worden voordat de robot het overneemt. De analyses van Process Mining kunnen je hiervoor waardevolle informatie geven. Het geeft je een duidelijk beeld van het huidige proces en deviaties en variaties hierin. En dit aan de hand van aanwezige, feitelijke data. Hierdoor kun je zien (en begrijpen) wat de benodigde stappen binnen een proces zijn en welke deviaties en variaties de meeste onnodige stappen veroorzaken (en dus verwijderd moeten worden).

RPA en Process Mining

2. Processen stroomlijnen

Dit is de vervolgstap die wordt gebaseerd op de analyses van Process Mining. Binnen processen bevinden zich vrijwel altijd veel verschillende variaties. Dit kan ook bijna niet anders als werknemers het uitvoeren. Iedereen heeft nét zijn eigen maniertjes en voert het nét iets anders uit dan collega’s. Maar het is uiteraard niet effectief (of profijtelijk) om voor al deze verschillende variaties een aparte robot in te zetten is. Het is dan ook van belang om de processen te stroomlijnen voordat aan de implementatie wordt begonnen en om ervoor te zorgen dat alleen de meest voorkomende variaties van het proces nog overblijven.

En deze informatie kun je dus uit de analyses van Process Mining halen. Hierin staat duidelijk welke variaties er aanwezig zijn, welke het meeste voorkomen, hoelang deze duren, etc. Hierdoor kun je ervoor zorgen dat de robot met zo min mogelijk variaties om hoeft te gaan en hij het meest effectieve en efficiënte proces overneemt en automatiseert. Alleen dan slaagt de automatisering volledig en kan genoten worden van alle voordelen van de robot.

3. Implementeren RPA robot

De RPA robot wordt bij deze stap geïnstalleerd en geïmplementeerd. Hier komt de software van Process Mining niet bij kijken.

4. Post-implementatie analyses

Nadat de robot is geïmplementeerd en een tijdje heeft meegewerkt is het uiteraard van belang om te weten of de automatisering werkelijk effectief is en of de opgestelde resultaten behaald worden. Ook hier kan Process Mining bij helpen. De software kan het geautomatiseerde proces analyseren en visueel laten zien of het naar behoren functioneert. Als dit niet het geval blijkt te zijn dan kun je dit vervolgens meteen aanpassen zodat de robot beter kan presteren.

De uitspraak van Bill Gates geldt dus ook voor RPA. Als de juiste processen op de juiste manier worden geautomatiseerd dan is het een zeer effectief project. Maar als dit niet het geval is dan zal het geen (of te weinig) resultaten leveren. Gebruik dus RPA en Process Mining samen om zo de kans op een succesvol project te verhogen!

Heb je interesse in RPA en Process Mining? Wij geven in beide trainingen. Je kunt ook altijd contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:


 Bron afbeeldingen: cigen.com, pinterest.com, analyticsindiamag.com