Process Mining vs. Process Mapping: een duidelijke winnaar

Process Mapping en Process Mining zijn twee verschillende begrippen, waarvan de ene procesverbeteringsmethode door werknemers wordt uitgevoerd (Process Mapping) en de andere met behulp van software (Process Mining). Misschien raad je al welke de betere is? Precies, Process Mining. In deze blog leggen wij uit wat het verschil tussen deze twee begrippen is en waarom Process Mining de duidelijke winnaar is in dit verhaal. 

Process Mapping

Zoals hierboven vermeld wordt Process Mapping door werknemers zelf uitgevoerd. Bij Proces Mapping ben je een proces in kaart aan het brengen en doelstelling aan het meten en aan het vergelijkenDit vergelijk je vervolgens met de doelstellingen om zo te kijken of processen overeenkomen met hetgeen dat gewenst is. Je doel is om processen inzichtelijk te maken wat er gebeurd om zo processen transparanter en effectiever te maken.

Dit doe je door werknemers samen te laten nadenken over hoe een proces nu loopt en dit visueel te maken. Op deze manier probeer je een beeld te krijgen van de huidige situatie, om te zien waar in een proces de verbeterpunten zitten.  Hiermee wil je processen verbeteren om zo de gestelde doelen te bereiken. Echter is het lastiger door de subjectiviteit bij deze methode. Doordat Process Mapping door werknemers zelf wordt gedaan en hun eigen ervaring de input is, wordt er vaak niet naar de werkelijke feiten gekeken. Je krijgt zo een beeld van hoe werknemers denken dat het proces loopt, wat vaak nog steeds niet volledig overeenkomt met de werkelijkheid. Het zijn hun eigen aannames, welke te subjectief zijn om voor de waarheid door te kunnen. 

 

Process Mapping

Process Mining

Process Mining is eveneens een manier om processen te verbeteren, maar in tegenstelling tot bij Process Mapping wordt hier wel naar feiten gekeken. Met behulp van Process Mining software wordt de aanwezige data, welke over een bepaald proces aanwezig is, geanalyseerd. Deze data wordt uit systemen van een organisatie gehaald. In deze systemen worden veel handelingen opgeslagen. Zo is hier bijvoorbeeld terug te vinden op welk tijdstip een bepaalde handeling is uitgevoerd, op welke case of order deze betrekking heeft, wie de handeling uitvoerde en hoelang dit duurde.

De software kan deze data eenvoudig analyseren en in kaart brengen waarna een visueel overzicht van het daadwerkelijke proces wordt gegeven. Hierin kun je eenvoudig zien wat de afwijkingen zijn ten opzichte van hoe het proces er eigenlijk uit zou moeten zien (de Happy Flow) en waar verbetermogelijkheden zitten. Dit proces is dus objectief in plaats van subjectief, waardoor je over werkelijke feiten kunt spreken in plaats van over aannames. 

 Het is misschien al duidelijker waarom Process Mining de betere oplossing is, maar we gaan er nog iets dieper op in. 

1. Wat je niet weet kun je ook niet veranderen

Als je werknemers zelf vraagt naar hoe een proces loopt dan zullen zij altijd wel informatie vergeten, niet weten of hun eigen subjectieve blik erop loslaten. Je vraagt naar herinneringen. Ondanks dat dit logisch is, is dit wel problematisch. Wat werknemers namelijk niet meer weten, wordt ook niet meegenomen in de analyse. Dit kan betekenen dat punten die eigenlijk niet goed lopen nog steeds niet zichtbaar en dus ook niet veranderd worden.

Met Process Mining zal je hier niet tegen aanlopen, aangezien de data hier het verhaal verteld. En in de data is gelukkig wel het hele verhaal te vinden. Dus ‘‘dingen vergeten’’ komt hier niet voor. Dit zorgt ervoor dat een volledige analyse van het proces uitgevoerd wordt en alle belangrijke aspecten meegenomen worden. Op deze manier is het ook een stuk eenvoudiger om (alle) afwijkingen, bottlenecks en verbeteringen op te sporen. 

2. Processen of stappen zijn niet bekend

Sommige processen of processtappen zijn simpelweg niet bekend bij werknemers en zullen dus ook niet naar voren komen bij Process Mapping. De enige manier om deze in kaart te kunnen brengen is door in de data te duiken en hier informatie uit te halen. Deze data kan zorgen voor een zeer gedetailleerde analyse en is in staat om zelfs de kleinste stappen en handelingen op te sporen. Zelfs die waarvan werknemers niet weten dat ze bestaan. En als nou blijkt dat juist deze onbekende processen zorgen voor afwijkingen of bottlenecks dan is het uiteraard wel belangrijk om dit te weten. 

3. Uitsluiten van subjectiviteit

Wij mensen handelen nou eenmaal vanuit onze emoties, daar is niets aan te doen. En gelukkig maar. Maar als je vanuit deze emoties, of in ieder geval vanuit je eigen perspectief, processen moet analyseren dan is dit helaas niet iets positiefs. Vaak heb je niet eens door dat je een proces vanuit je eigen perspectief ziet, maar toch is dit het geval. Dit zorgt ervoor dat Process Mapping altijd subjectief blijft en wordt geleid door onze menselijke emoties. Bij Process Mining is dit niet het geval. Want zoals je weet, wordt dit verhaal door de aanwezige, feitelijke data geleid. 

Process Mapping

4. Focus op accuraat- en snelheid

Dat Process Mining accurater is, hebben wij nu al enkele keren benoemd en spreekt nu waarschijnlijk wel voor zich. Maar Process Mining is ook een stuk sneller. Bedenk maar eens hoeveel tijd het kost om alle werknemers te interviewen, werkobservaties te houden en dit te analyseren. Dit neemt aardig wat tijd in beslag! En dan vooral in vergelijking met Process Mining. Deze software structureert ongestructureerde data in betekenisvolle overzichten, voert hier analyses over uit en laat dit vervolgens visueel zien met slechts één druk op de knop. 

5. Schaalbaarheid

Zodra de Process Mining software is geïnstalleerd kan een proces oneindig geanalyseerd worden. Voor elke kleine verandering kan opnieuw eenvoudig gekeken worden of deze effectief was en of het proces nu loopt zoals verwacht wordt. Process Mining kan op deze manier op grote schaal worden ingezet, zodat continu verbeteringen nagestreefd kunnen worden. 

Deze voorbeelden laten duidelijk zien dat Process Mining de overtuigende winnaar is van deze twee methodes. En als je als organisatie bezig bent met procesverbeteringen dan wil je dit toch ook met de beste methode doen? Het wordt dus nodig om met de tijd mee te gaan om zo de beste resultaten te bereiken. Heb jij interesse in Process Mining? Bekijk ons trainingsaanbod dan eens. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: pipefy.comquora.com, edexcellence.netprescriptionpr.com