Process Mining: dé hulp bij procesbeschrijvingen
‘‘If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing’’ – Edwards Deming
Procesbeschrijvingen
We worden er allemaal mee dood gegooid binnen organisaties: procesbeschrijvingen. Ze staan op papier, beschrijven perfect hoe het zou móeten lopen (de “Happy Flow”), zijn bijna nooit up-to-date en op de één of andere manier weten de processen in werkelijkheid altijd anders te presteren dan op papier is gezet. Processen blijven een wonderbaarlijk iets.
Deze procesbeschrijvingen zijn vaak verstopt op allerlei plekken binnen een organisatie: als ze niet ergens in een stoffige map driehoog achter in een kast liggen dan zitten ze wel ergens ver weg verstopt in een systeem met allerlei doorklikfuncties, waar eigenlijk nooit iemand naar kijkt of helemaal van snapt wat de bedoeling is.
Deze ‘verouderde’ manier van procesnotatie en -documentatie komt helaas nog veel voor. Vaak wordt een procesbeschrijving eenmalig op papier gezet, maar wordt er vervolgens nooit meer naar gekeken. Soms worden ze nog een keer uit de kast getrokken als er een nieuwe medewerker komt of een of andere nieuwsgierige ernaar komt vragen. Maar als je ze dan te pakken hebt zijn ze alweer verouderd en heb je er eigenlijk niks meer aan. Daarnaast geven de beschrijvingen een vereenvoudigde variant weer van de werkelijke processen. De verborgen fabriek (defecten, herstelwerkzaamheden, wachttijden, ect.) zie je er uiteraard niet in terug.
De ideale wereld
In een ideale wereld werkt iedereen op een afdeling op dezelfde manier, maar in werkelijkheid blijken er echter altijd verschillen te zitten in de manier van uitvoering. Procesbeschrijvingen zijn soms zelfs opgesteld door medewerkers die er niet meer werken of door een afdeling die denkt te weten hoe een andere afdeling werkt (waar die andere afdeling het uiteraard vaak niet mee eens is). En van elke medewerker wordt tegenwoordig verwacht dat hij of zij kan ‘procesdenken’ of ‘procesinzicht’ heeft. Maar helaas, zo’n ideale wereld bestaat niet.
Dé oplossing
Als je nou eens de realiteit van de processen gaat analyseren en vergelijken met de procesbeschrijvingen? Zouden hier dan veel overeenkomsten of juist veel verschillen in zitten? En zou je dan denken vanuit de procesbeschrijving of vanuit alle data die beschikbaar is? Wat nou als er voor deze vragen een simpele oplossing is? Je raadt het misschien al: dat is er! Proces Mining kan al deze vragen snel en eenvoudig beantwoorden.
Met Process Mining kun je je werkelijke proces in kaart brengen. Geen mooie plaatjes met de Happy Flow, maar gewoon de realiteit. Keihard en eerlijk. Verborgen fabrieken worden in kaart gebracht, defecten kun je inzichtelijk maken, controles die over worden geslagen zijn herkenbaar en uitgevallen werk kun je ook analyseren. Maar ook verschillende werkmethodes, medewerkers, afdelingen en processen kan je vergelijken met elkaar. En met die kennis en kracht kun je je processen nog verder gaan optimaliseren.
Leren van je proces in plaats van elke dag te vechten met je proces
Waar medewerkers vaak weglopen bij de gedachte aan procesbeschrijvingen, kan Process Mining je helpen om deze processen visueel te maken. Medewerkers kunnen zien wat allemaal door het proces is gelopen, wat er goed is gegaan maar ook wat er minder goed of gewoon fout is gegaan. Door de inzet van Process Mining hoeft procesbeschrijving geen nachtmerrie meer te zijn, maar kan het je juist helpen om processen te verbeteren.
‘‘I put my heart and my soul into my work, and have lost my mind in the process’’ – Vincent van Gogh
Hou zou Process Mining jou kunnen helpen? Lijkt het je interessant om je hier verder in te verdiepen? Volg dan één van onze trainingen! Ook kun je altijd contact met ons opnemen voor verdere vragen.
Ook interessant:
- Wat is Process Mining nou precies?
- Process Mining in verschillende afdelingen
- Process Mining in allerlei branches
Bron afbeeldingen: itbba.nl, sigmaonline.nl