Process Mining en perfectie

Process Mining is een veelbelovende nieuwe technologische software. De software kan oplossingen voor procesoptimalisatie vinden en analyseren die een impact kunnen hebben op de gehele organisatie. Dit kunnen oplossingen op zowel korte als lange termijn zijn. Zo kunnen er met behulp van de software strategische veranderingen worden doorgevoerd, inkomsten worden verhoogd, kosten worden verlaagd en noem het maar op. Het is hiervoor wel van belang dat er niet naar ‘perfectie’ wordt gestreefd. Ga niet op zoek naar het ‘ideale’, want dat zul je hoogstwaarschijnlijk niet vinden. Waarom dat van belang is, hoe je dit doet en waarom Process Mining en perfectie niet per se samengaan, leggen wij hieronder uit.

Wat is het probleem bij het streven naar perfectie?

Het perfectioneren van je processen is een nooit stilstaand project. Elke verandering die je doorvoert om je processen weer nét iets beter te maken kan elk moment weer ineffectief zijn. Dit feit, ondanks dat het vaak frustrerend is voor de betrokkenen, hoeft niet per definitie iets slechts te zijn. Het kan namelijk eigenlijk ook niet anders. Processen zelf zijn altijd onderhevig aan veranderingen en moeten zich aanpassen aan (o.a.) veranderende marken, eisen, wensen en technologieën. Process Mining richt zich daarom meer op het grote geheel en de benodigde veranderingen voor the big picture. Het kijkt minder naar enkele inconsistenties binnen miljoenen gebeurtenissen. Om Salvador Dali te quoten:

– Have no fear of perfection, you’ll never reach it.

Om dus om te kunnen gaan met veranderende markten, eisen, etc. moet Process Mining zoeken naar oplossingen voor procesoptimalisatie die zowel vandaag als volgende week, als volgend jaar nog van invloed zijn op de organisatie. Process Mining is uitermate geschikt om grote hoeveelheid data razendsnel te analyseren. Hierdoor focust de software zich niet op het proberen te verbeteren van elke procesfout, maar wordt er juist gekeken naar grote fouten en tekortkomingen. Deze zullen namelijk vrijwel altijd blijven bestaan als je ze niet aanpakt en zijn veel minder gevoelig voor veranderende markten etc. Dit laat zien dat je dus niet naar perfectie moet proberen te streven en dat Process Mining en perfectie eigenlijk niet samengaan. Hoewel perfectie vaak wordt gezien als maatstaf voor ultiem succes, is het toch aan te raden om je te richten op ‘goed is goed genoeg’. Heb het perfectioneren van je processen dus niet als doel, maar richt je op procesverbetering!

Een andere aanpak met Process Mining

Twee van de belangrijkste doelen van organisaties zijn de omzet verhogen en de kosten verlagen. Een manier waarop organisaties dit vaak proberen te bereiken is door nieuwe manieren voor inkomsten te zoeken. Dit kan soms slagen, maar vaak ook niet. Want waarom zou je je op nieuwe dingen gaan richten als je eigenlijk nog niet optimaal gebruik maakt van je oude processen? Process Mining richt zich daarom niet op het zoeken naar nieuwe oplossingen, maar focust zich op het verbeteren van je bestaande processen. Als je deze efficiënter inricht dan zal je omzet namelijk ook al stijgen en je kosten zullen eveneens dalen. Door dus bestaande werkwijzen aan te passen kun je inkomsten genereren die er tot op zekere hoogte eigenlijk al waren. Je verhoogt deze in feite alleen. Hierdoor is er dus helemaal geen behoefte meer aan het opsporen en ontdekken van nieuwe manieren van inkomsten.

Het mogelijk maken en versnellen van strategische veranderingen

Het mooie aan de software van Process Mining is dat het eventuele verbeteringen objectief kan opsporen. De software maakt gebruikt van de aanwezige data van processen en kan zo een accuraat beeld van de realiteit schetsen. Het wordt meteen duidelijk waar het proces niet loopt zoals eigenlijk zou moeten (de Happy Flow) en het wordt dus ook meteen duidelijk waar eventuele verbetermogelijkheden zitten. Dit zorgt ervoor dat de benodigde veranderingen ook werkelijk worden ondersteund door feiten. En dit is van belang voor een succesvolle implementatie van veranderingen.

Deze potentiële veranderingen worden daarnaast niet alleen objectief gevonden, maar ook aanzienlijk sneller. Process Mining kan vragen over processen in slechts minuten beantwoorden, terwijl medewerkers of het management hier dagen of zelfs weken mee bezig kan zijn. Nadat de veranderingen zijn doorgevoerd kunnen deze ook eenvoudig geanalyseerd worden door Process Mining. Op deze manier kun je onderzoeken of de veranderingen ook werkelijk effectief waren. Process Mining en perfectie voor de gehele organisatie gaan dus misschien niet samen, maar dat betekent niet dat het voor de belangrijkste processen geen achterliggend doel kan zijn. Zolang je in ieder geval maar wel realistisch blijft en niet verwacht dat alles werkelijk perfect gaat lopen.

Conclusie

Wat wij hier dus eigenlijk proberen te vertellen en jou willen meegeven is dat juist het streven naar perfectie niet zal werken. En dat Process Mining en perfectie dus ook niet volledig samengaan. Wanneer je alles perfect wil doen zul je ook onwijs veel tijd steken in dingen die eigenlijk veel minder van belang zijn. Door je met Process Mining juist te focussen op de aspecten die werkelijk een impact hebben en ook op lange termijn nog invloed zullen uitoefenen bereik je veel meer. Dus, laat perfectie los. Richt je op de belangrijkste aspecten en zorg dat die goed lopen. Concluderend: Process Mining en perfectie? Nee!

Heb jij ook interesse in Process Mining, maar weet je nog niet zo goed hoe je moet beginnen? Geen probleem! Wij kunnen je hierbij helpen. Bekijk ons trainingsaanbod hiervoor of neem contact met ons op voor overige vragen.

Ook interessant: