Process Mining in verschillende afdelingen

Doordat Process Mining veel in verband wordt gebracht met procesverbetermethodieken zoals Lean Six Sigma, kan het lijken alsof Process Mining voornamelijk interessant is voor procesverbeteraars. Dat is zeker niet het geval! Het is juist zo dat Process Mining in verschillende afdelingen inzetbaar is. Vanuit onze ervaring geven wij graag een aantal voorbeelden van Process Mining in verschillende afdelingen. 

Compliance

De afdeling compliance houdt zich onder meer bezig met de vraag of afgesproken wet en regelgeving worden nagevolgd. Vrij regelmatig is er een groot verschil tussen hoe een proces écht loopt en hoe het eigenlijk ‘moet lopen’ of wat ‘wordt verwacht’. Voor een duidelijk inzicht in dit verschil kan Process Mining gebruikt worden. Process Mining gebruikt voor deze analyse data uit de systemen en laat zo zien welke stappen gevolgd worden, in welke volgorde en of de afgesproken functiesplitsing (wie doet wat) aangehouden wordt. Op deze manier worden afwijkingen zichtbaar. Dit hoeft niet meteen te betekenen dat dit ook werkelijk voor problemen zorgt, maar je wilt het wel inzichtelijk hebben. 

IT en Systeembeheer

Eén van de grote voordelen van Process Mining is dat het op ieder gewenst moment inzicht geeft in hoe een proces verloopt, dus ook in hoe systemen en software presteren en worden ingezet binnen een organisatie. Deze informatie is op zijn beurt weer nuttig voor de IT-afdeling en het systeembeheer, aangezien zij aan de hand hiervan advies kunnen geven aan de gebruikers van zo’n proces en de proceseigenaren. Er kan ook gekeken worden naar de prestaties en het gebruiksgedrag binnen het IT-systeem. Zo wordt inzichtelijk waar eventuele verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Hiervan kunnen de effecten vervolgens weer worden gemonitord en geanalyseerd. 

process mining en verschillende afdelingen

Marketing en sales

Het gebruik van Process Mining voor de marketing- en salesafdelingen is misschien niet het eerste waar je aan denkt! Juist voor deze afdelingen kan Process Mining een wereld aan mogelijkheden openen. Zo kan het efficiënt en op zeer gedetailleerd niveau het (potentiële) klantgedrag analyseren en in kaart brengen, zowel online als offline. Dit wordt ook wel Customer Journey Mining genoemd. 

Process Mining kan inzihct geven in de tijd die een klant op een bepaalde pagina doorbrengt of moet wachten tussen twee stappen. Zo kunnen verbeteringen voor de Customer Journey worden ontdekt. Op basis van hun gedrag kunnen (potentiële) klanten vervolgens worden ingedeeld in homogene groepen en hierdoor specifieker worden benaderd via gerichtere marketingcampagnes. 

Management

Een toevoeging van Process Mining ten opzichte van de gebruikelijke dashboards is dat Process Mining ook inzicht geeft in het verloop van het proces zelf. Er wordt dus niet meer alleen informatie gegeven over de uitkomsten van een proces, maar ook over de stappen binnen dit proces. Zo kunnen manegers werknemers directer en gerichter bijsturen op procesniveau in plaats van de uitkomsten. 

Daarnaast is het ook mogelijk om verschillende filialen of teams met elkaar te vergelijken, waardoor ook hiertussen afwijkingen kunnen worden ontdekken. Zijn er verschillen in bewerkingstijden, wachttijden voor de klant of het aantal benodigde handelingen? Deze informatie zorgt ervoor dat managers zich bij veranderingen meer richten op feiten en minder op hun gevoel. 

process mining en verschillende afdelingen

Analisten en consultants

Als analist of consultant wil je zo snel mogelijk de kern van het probleem ontdekken. Process Mining kan hierbij helpen door direct het proces, doorlooptijden en verspillingen inzichtelijk te maken. Hierdoor kan de kern van het probleem snel worden ontdekt. Er worden knelpunten en verspillingen geïdentificeerd, waardoor snel de focus van je analyse of project bepaald kan worden. Zoals al vermeld, toont Process Mining feiten. Dit zorgt ervoor dat je een verandering hierop kunt baseren en niet meer op een ‘verwachte’ situatie aan de hand van beschrijvingen door medewerkers. 

Na de implementatie van de verbeteringen kunnen de resultaten ook weer eenvoudig worden gemeten. Aan de hand hiervan kun je eventueel nieuwe problemen identificeren en oplossen. 

Aan de slag

Process Mining maakt werk dus gemakkelijker en geeft een gedetailleerder en meer up-to-date inzicht in het verloop van processen dan de huidige analysetechnieken doen. Het is nu duidelijk dat Process Mining in verschillende afdelingen ingezet kan worden.  Process Mining in verschillende afdelingen kan ondersteuning bieden bij het verhogen van conversies, klant- en medewerkerstevredenheid, interne efficiëntie en compliance. Dus ja, Process Mining kan wel degelijk ook voor jou bruikbaar zijn! Ben je geïnteresseerd geraakt? Bekijk dan onze trainingen eens of neem contact met ons op!

 

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: cloudpost.us, digiterra.nl, calyptusgroup.com, shilohcomputers.com