Process Mining en RPA: een helpende hand

In deze blog leggen wij uit hoe Process Mining kan helpen bij de implementatie van Robotic Process Automation (RPA). De visualisatie mogelijkheden van Process Mining blijken hierbij goed van pas te komen en maken een RPA-implementatie eenvoudiger. We gooien je uiteraard niet meteen in het diepe en leggen wel eerst uit wat RPA eigenlijk is. De combinatie van Process Mining en RPA zal een gouden huwelijk blijken. 

Robotic Process Automation

RPA is een nieuwe trend die de afgelopen jaren enorm populair is geworden. En nee, het gaat hier niet om een letterlijke robot. Wat is het dan wel? Het is simpel gezegd het automatiseren van repetitieve handelingen. Dit wordt gedaan door software die deze handelingen uitvoert, dus niet door een werkelijke robot. Elk bedrijf kent wel repetitieve handelingen binnen bijvoorbeeld administratieve werkzaamheden, financiële en IT support-werkzaamheden en backoffice-werk.

In de meeste organisaties worden deze handelingen nog handmatig uitgevoerd door werknemers. Zo worden facturen handmatig verwerkt of moeten formulieren door werknemers zelf ingevuld worden, wat vaak tijdrovende en saaie werkzaamheden zijn. De RPA ‘robot’ kan deze processen overnemen en vervolgens automatisch uitvoeren, zodat werknemers zich hier niet meer mee bezig hoeven te houden. Op deze manier houden zij veel tijd over die zij kunnen gebruiken voor meer inhoudelijke, complexere taken. RPA moet dus niet gezien worden als een bedreiging voor werknemers, maar juist als een hulpmiddel die ervoor zorgt dat zij meer uit hun baan kunnen halen. De grootste voordelen van RPA zijn: 

  • Verbeterde resultaten 
  • Elimineren van menselijke fouten 
  • Reduceren van kosten en tijd 
  • Verhoogde wendbaarheid 
  • Lagere werkdruk 
  • Hogere werktevredenheid 

Process Mining en RPA

De link met Process Mining

Process Mining en RPA kunnen op vier manieren samenwerken. Zo kan Process Mining een RPA implementatie ondersteunen, vergemakkelijken en succesvoller maken. 

1. Begrip van processen krijgen

Voordat je aan RPA begint, is het belangrijk om inzichtelijk te hebben wat het daadwerkelijke proces is. Het is moeilijk om een proces te gaan automatiseren zonder dat je weet hoe het er uitziet en wat voor variantie er in de uitwerking zit (bijvoorbeeld hoe verschillende werknemers het proces uitvoeren). Ook voor RPA is het belangrijk dat er wordt gekeken naar hoe het proces écht verloopt in plaats van hoe het zou moeten lopen. Alleen dan kun je weten hoe de RPA robot ingesteld moet worden.

Process Mining kan hierbij helpen door een visueel overzicht te geven van de huidige staat van het proces. Dit reduceert de kans dat er fouten worden gemaakt bij de RPA implementatie. Zo wordt bijvoorbeeld duidelijk wat de nodige stappen binnen processen zijn en welke afwijkingen onnodige stappen veroorzaken

2. Het opsporen van geschikte processen

‘’The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.’’. – Bill Gates

Het is erg belangrijk om goed te weten of een proces geschikt is voor RPA voordat aan de implementatie wordt begonnen. Enkele vereisten voor zo’n geschikt proces is dat het moet gaan om repetitieve handelingen, met hoge productiekosten en een hoog volume heeft. Met behulp van Process Mining kun je eenvoudig processen opsporen die aan deze vereisten voldoen. Door een visueel overzicht te krijgen van hoe de processen eruitzien, hoef je deze niet meer handmatig te analyseren. Dit bespaart je een hoop tijd en moeite. 

3. Het opsporen van verbeteringen

Voordat de RPA robot wordt geïmplementeerd is het van groot belang dat er geen fouten of afwijkingen in het proces zitten. Als dit wel het geval is, zal de robot deze fouten overnemen en dus niet succesvol werken. Zodra er dus een proces gekozen is voor de automatisering moet deze eerste gecontroleerd worden. Ook hier kan Process Mining eenvoudig bij helpen. Je kunt meteen een overzicht krijgen van de werkelijke staat van het proces en zien waar eventuele fouten zitten. Je weet dan wat er verbetert moet worden voordat de RPA robot wordt geïmplementeerd om te zorgen dat dit succesvol gebeurt. 

Process Mining en RPA

4. Resultaten meten

Nadat de robot is geïmplementeerd is het uiteraard belangrijk om zijn resultaten te meten. Dit vinden organisaties echter vaak nog lastig. Ook hier kan Process Mining goed bij ondersteunenMet de software kan  je analyseren hoe de robot de processen uitvoert, of hij dit goed doet en of de verwachte resultaten worden behaald. 

Deze 4 punten laten zien hoe Process Mining en RPA een goede combinatie zijn. Dus heb je al RPA robots binnen je organisatie of heb je hier interesse in? Overweeg dan zeker om Process Mining je te laten helpen! Wil je meer weten over één van deze onderwerpen? Wij geven trainingen in Process Mining en RPA. Natuurlijk kun je ook altijd persoonlijk contact met ons opnemen.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: computerwoche.de, doonaint.net, bozo.nl