Process Mining en interne audits: een digitale transformatie

Als je denkt aan interne audits dan denk je hoogst waarschijnlijk meteen aan eindeloos papierwerk en interviews en een hoop inspanning en veel tijd. Er wordt hier namelijk een systematisch en gedisciplineerd onderzoek uitgevoerd naar het goed, effectief en betrouwbaar functioneren van de interne organisatie door een objectieve auditor. Om dit goed uit te voeren heb je natuurlijk wel een compleet beeld van de organisatie nodig. Om die organisatie goed te doorgronden kost natuurlijk veel moeite en tijd.

Het is voor een organisatie belangrijk om een onafhankelijke, objectieve beoordeling te krijgen van hoe de organisatie werkelijk werkt. Je kunt hier natuurlijk een eigen idee over hebben als manager, maar als dit niet op feiten is gebaseerd dan zegt dit eigenlijk nog steeds niets. Een interne audit is essentieel voor het evalueren en verbeteren van de besturingsprocessen, risicobeheer en controles van een organisatie. Interne audits ondergaan, net als de meeste technieken, een digitale transformatie. En laat deze nou geleid worden door Process Mining! Hoe werkt dit dan? Dat leggen wij in deze blog uit.

Interne audits

Process Mining en interne audits

Misschien wel het sterkste punt van Process Mining is de objectiviteit die met behulp van deze software behaald wordt. Er wordt niet meer geluisterd naar onderbuikgevoelens, maar alleen nog maar naar feiten. De software haalt zijn informatie uit de logboeken van een organisatie, waar (bijna) al onze handelingen in worden opgeslagen. Interne audits hebben eveneens als doel om objectief te zijn, maar dit blijkt toch vaak lastiger gezegd dan gedaan. De methode ondervindt vaak procesfouten en menselijke fouten.

Daarnaast is het vaak ingewikkeld om werkelijk de volledige procesbeschrijving uit rapportages te halen. Er gebeuren altijd wel dingen in een proces waar werknemers zich niet bewust van zijn, niet weten, gewoon vergeten of hun eigen interpretatie aan geven. Ook kan het zijn dat de auditor dingen mist of zich door zijn/haar eigen interpretatie laat leiden. Maar, met Process Mining hoeven dit geen problemen meer te zijn! Je kunt nu namelijk de data zelf het verhaal laten vertellen. Op deze manier waarborg je de objectiviteit en haal je interpretatie en menselijke fouten uit het proces.

Met de tijd meegaan

Interne audits moeten ook met de tijd meegaan. Door Process Mining te integreren in het gehele proces kun je de snelheid, efficiëntie en effectiviteit van de methode verbeteren (en zo dus aantrekkelijker maken).

 Interne auditors werken meestal met een gerandomiseerd sample van de data: een klein, maar representatief gedeelte van de data die wordt bepaald op basis van het belang van statistische representatie en de kosten van dergelijke gegevensverzameling. Tijd vs. geld vs. voldoende statistische kracht: dat is een barrière waar een interne auditor vaak tegenaan loopt. Het is uiteraard noodzakelijk dat er uiteindelijk nuttige informatie uit hun analyses komt, maar dit moet vervolgens niet te veel tijd en geld kosten. Maar in de tijd van Big Data wordt dit toch lastiger. Vroeger waren kleine samples voldoende, maar nu wij beschikken over zo onwijs veel data is dit eigenlijk niet meer goed genoeg.

Process Mining kan eenvoudig alle aanwezige data analyseren en werkelijk het gehele proces in kaart brengen. Op deze manier kunnen interne audits écht waarde toevoegen en een goed en volledig beeld krijgen van een bepaald proces. En dit gaat niet ten koste van de statistische kracht, geld of tijd! De database is niet langer slechts een hulpmiddel om ‘‘te gokken’’ hoe een proces loopt, maar de data leidt de analyse. Hierdoor krijg je een werkelijk beeld van hoe het proces eruitziet.

Interne audit

Hoe Process Mining audit en compliance verbetert:

  • Opstellen van een maatstaf voor procesuitvoeringen:

Zodra een organisatie Process Mining toepast bij de interne audit zijn auditors beter in staat om de essentie, focus en doelen van een audit vooraf vast te stellen. Omdat Process Mining het proces kan blijven analyseren kunnen auditors ook sneller risico’s en compliance problemen opsporen en beoordelen. Op deze manier kan een maatstaf voor processen en kunnen toekomstige doelen opgesteld worden.

  • Elimineert compliance problemen:

Elke organisatie moet zich aan bepaalde wetten of regels houden, of deze nou intern of extern zijn opgesteld. Van naleving van de loonwetgeving tot de juiste uitvoering van bestellingen, alles moet volgens de regels gebeuren. Vaak is het echter moeilijk om problemen rondom compliance op te sporen aan de hand van zelfrapportages of kleine samples. Als er zich inderdaad compliance problemen voordoen, kan dit grote gevolgen hebben. Stel je voor dat een bank niet aan de privacywetgeving voldoet en je gegevens openbaar te vinden zijn… Kom daar nog maar eens van terug als bank! Met Process Mining kunnen processen geanalyseerd worden om zo te onderzoeken of zij de compliance-richtlijnen naleven. Op deze manier kunnen fouten op tijd opgespoord worden, zodat hoge boetes of problemen voorkomen kunnen worden.

  • Voorkomt zelf-rapportage fouten:

Zelf-rapportages en diepte-interviews zijn een essentieel onderdeel om te begrijpen hoe een organisatie werkt. Dit soort analyses zijn gevoelig voor fouten, aangezien zij worden geleid door aannames en interpretaties en doordat zij vaak gaten bevatten. Zoals hierboven al even is vermeld weten werknemers soms bepaalde aspecten niet of vergeten zij deze. Process Mining kan de informatie uit de zelf-rapportage vergelijken met de informatie uit de werkelijke data van een proces. Op deze manier kunnen fouten en gaten opgespoord worden en kan dus meer aan de hand van feiten gehandeld worden dan aan de hand van eigen interpretaties en ervaringen.

  • Nieuwe data, nieuwe inzichten:

Een ander groot voordeel van Process Mining binnen interne audits is de nieuwe, uitgebreide data waar toegang tot verkregen wordt. Process Mining kan gedetailleerde analyses uitvoeren die uiterst relevant zijn voor de interne auditor. Het probleem van interne audits is namelijk dat ze vaak lang duren en niet volledig zijn, waardoor op het moment dat er werkelijk veranderingen doorgevoerd gaan worden de verkregen informatie eigenlijk alweer verouderd of incompleet is.

Maar als je Process Mining toepast dan doen deze problemen zich niet meer voor. Door de snelle, actuele en complete analyses zorg je dat de verkregen informatie nog steeds relevant en compleet is wanneer veranderingen doorgevoerd worden. Door de versnelde analyse kunnen veranderingen namelijk ook versneld ingevoerd worden, wat op den duur je bedrijfsresultaten ten goede komt (ook doordat de veranderingen meer berusten feiten). Zodra de veranderingen doorgevoerd zijn, kan het proces vervolgens herhaaldelijk geanalyseerd worden door de software om te kijken of het proces goed blijft lopen.

Interne audits

  • Visualiseren van processen

Het laatste onderdeel van de interne audit dat wordt ondersteunt door Process Mining is procesvisualisatie. Door processen te visualiseren kunnen auditors gemakkelijk inzicht krijgen in hoe processen werkelijk lopen, waar bottlenecks zitten, waar verbeterpunten zitten en hoe processen met elkaar zijn verbonden.

En wat levert dit je organisatie dan op?

  • Verminderen van compliance kosten;
  • Verhogen van snelheid;
  • Verhogen van efficiëntie;
  • Verhogen van kwaliteit.

Dus, als jij ook begint aan een interne audit of hier al mee bezig bent, overweeg dan zeker om Process Mining te gebruiken! Weet je niet goed hoe je dit toepast? Geen zorgen, wij kunnen je hierbij helpen. Bekijk ons trainingsaanbod hiervoor of neem contact met ons op.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: enablon.com, 123rf.com, processmining.com, prsrx.com, euprera.eu