De mogelijkheden van Process Mining: hoe en wat?

Process Mining biedt een brede variatie van manieren om processen te analyseren. Maar wat zijn deze mogelijkheden van Process Mining nou precies en waar kun je het allemaal voor inzetten? In deze blog gaan we iets dieper in op de verschillende mogelijkheden van Process Mining en laten zo duidelijk zien wat het voor jouw organisatie kan betekenen.

1. Ontdekken en inzicht krijgen

  • Inzicht krijgen in onbekende processen: Op het moment dat er nog geen inzichten zijn in procesmodellen kun je door de data te analyseren het daadwerkelijke proces in kaart brengen. Belangrijk bij dit ontdekken is dat je bij medewerkers controleert of dit ook het daadwerkelijke procesverloop is, om zo geen stappen in het proces te missen.
  • Verbeteren van bestaande modellen: Vaak zijn processen al wel bekend op papier of in systemen waar ze grafisch weergegeven worden. Maar meestal is hier de “happy flow” getekend; de manier waarop we zouden willen dat een proces loopt. Door de data te analyseren en de daadwerkelijke processen inzichtelijk te maken kunnen we de bestaande processen beter in kaart brengen en specifieker maken. Eventueel kun je deze ook nog verrijken met andere data over bijvoorbeeld personen en afdelingen.
  • Diagnosticeren: Er kan gekeken worden of er in processen zogenoemde deadlocks zitten. Dit zijn processen waar bepaalde processen niet verder kunnen lopen doordat werknemers afhankelijk zijn van informatie of bevestiging die zij nooit zullen krijgen omdat het niet ingebouwd zit in een proces. Ook kan er gekeken worden naar wat op welke manier invloed heeft op het proces als bepaalde doorlooptijden worden aangepast.

 

Mogelijkheden van Process Mining

2. Audit en compliance

  • Afwijkingen detecteren: Hier vergelijk je het proces zoals hij zou moeten lopen met data die nu wordt gerealiseerd, dus met hoe hij werkelijk loopt. Welke acties worden er wel of niet uitgevoerd en welke handelingen worden er wel of niet gedaan? Het doel hiervan is om afwijkingen te detecteren binnen een proces. Op het moment dat een handeling die uitgevoerd moet worden niet gedaan wordt dan wordt dit gesignaleerd.
  • Controleren procesmodellen: Je kunt ook controles uitvoeren op het huidige model met data uit het verleden. Op deze manier kun je kijken of bepaalde handelingen wel of niet zijn uitgevoerd. Hiermee wil je afwijkingen kunnen aanwijzen en kijken of alles wordt uitgevoerd zoals de bedoeling is.
  • Vergelijken van procesmodellen: Hierbij kun je kijken hoe de realiteit afwijkt van wat er was gepland of werd verwacht.
  • Bevorderen van het huidige model: Met de gevonden data uit de systemen kan een procesmodel opgesteld worden waarmee je een bestaand model kunt verbeteren.

3. Vooruit kijken

  • Ontdekken van afwijkingen: Dit is een combinatie van data en modellen. Processen kunnen geanalyseerd worden terwijl ze worden uitgevoerd. Lopende cases kunnen vergeleken worden met vergelijkbare cases die eerder zijn uitgevoerd. Daarbij kan gekeken worden of er veel verschillen in zitten, het proces hetzelfde verloopt of dat er juist ingegrepen dient te worden.
  • Voorspellen van cases: Om voorspellingen te doen over eventuele doorlooptijd, mogelijke fouten of aantal successen kun je gebruik maken van lopende cases en modellen die zijn ontdekt of met de hand zijn gemaakt.
  • Aanbevelen van acties: Op basis van bekende data die je hebt en door het voorspellen van cases kun je ook aanbevelingen doen. Dit doe je op basis van de verwachtingen die je hebt over wat het beste zou uitpakken voor bepaalde cases.

Het bovenstaande laat zien dat de mogelijkheden van Process Mining in drie subgroepen ingedeeld kunnen worden. Afhankelijk van het gewenste doel kun je Process Mining op deze verschillende manieren inzetten binnen je organisatie. Zowel het in kaart brengen van je processen, het analyseren van je processen om te kijken of dat wat er moet gebeuren ook daadwerkelijk gebeurt of kijken hoe je met voorspellingen invloed kan hebben op wat er gaat gebeuren kan eenvoudig gedaan worden met Process Mining. Dit voegt allemaal waarde toe voor je organisatie, alles op hun eigen manier. En ja, deze mogelijkheden van Process Mining moeten toch haast wel aantrekkelijk klinken?! Heb jij al interesse gekregen in Process Mining? Bekijk dan ons trainingsaanbod eens of neem contact met ons op.

Ook interessant:


Source image: mcsb.comxpertisezorg.nl