4 stappen voor een succesvolle introductie van Process Mining

Process Mining is niet een alleenstaande technologie. Of beter gezegd, dat zou het niet moeten zijn. Voor de introductie van Process Mining is het van belang dat de software samengaat met een wens voor digitale transformatie. Deze wens moet gegrond zijn in de mindset van je organisatie. Alleen dan zal de software niet alleen zijn werk doen en de data geven die je wil zien, maar zal het project vervolgens ook werkelijk doorgevoerd worden en zal er wat met deze data en verbetermogelijkheden gedaan worden. Dus ondanks dat de software van Process Mining in principe met één druk op de knop je al jouw informatie kan geven is het noodzakelijk dat je ook naar de rest van je organisatie kijkt. De introductie van Process Mining begint namelijk vaak met scepticisme.

Met de juiste aanpak en anticipatie op weerstand tegen de introductie van Process Mining heeft de software een enorme potentie. Maar jij vraagt je nu vast af wat deze ‘juist aanpak’ dan inhoudt? Om deze vraag te beantwoorden geven wij je hier 4 essentiële stappen waar je gebruik van kunt maken bij de introductie van Process Mining.

Betrek de juiste mensen

Een succesvolle introductie van Process Mining omvat meer dan alleen het vinden van de juiste technologie. Het draait ook om het duidelijk communiceren met directe en indirecte belanghebbende. Vaak komt het idee voor de introductie van Process Mining bij grote organisaties van een innovatieteam vandaan (of van een ander team dat verantwoordelijk is voor het introduceren van nieuwe technologische initiatieven). Voor zo’n team is weerstand niks nieuws aangezien zij vaak degene zijn die de interesse en inzet van anderen moeten stimuleren. Zij weten dan ook goed wat zij moeten communiceren naar de rest van de organisatie om steun te ontvangen.

Als je niet zo’n team binnen jouw organisatie hebt, maar andere (bijvoorbeeld een groep enthousiaste medewerkers) komen met het idee voor Process Mining dan kan het iets moeilijker worden om je organisatie te overtuigen. Maar ook dan is het zeker niet onmogelijk! Wees dan extra duidelijk over de voordelen die de software met zich meebrengt, wat iedereen zijn (nieuwe) taken gaan worden, wat de impact voor de organisatie gaat worden, etc. Door medewerkers en het management simpelweg goed in te lichten en de voordelen voor hen uit te leggen heb je een grote kans om ze achter je te krijgen.

Introductie van Process MiningBetrek iedereen

Persoonlijk interviews, het sorteren van stapels documenten en word-of-mouth processtappen worden vervangen door verifieerbare timestamped event-logs binnen IT-systemen. Iedereen die werkt met een proces of wiens werk afhangt van de loop van het proces is een waardevolle speler bij de introductie van Process Mining en het succes hiervan.

Betrek dus ook de medewerkers die niet direct betrokken zijn bij de software. Elk proces kan namelijk beïnvloed worden door de software, waardoor iedereen zijn werk net iets kan veranderen. Hierdoor moet je de teamleden van een lager niveau dus ook niet vergeten. Hun goedkeuring is misschien niet nodig, maar hun samenwerking en openheid voor verandering zijn wel belangrijk voor het uiteindelijke succes van de introductie van Process Mining.

Reken op weerstand

Wat wij in veel gevallen zien, is dat betrokkenen (bewust of onbewust) Business Process Improvement (BPI) onnodig vinden. Mensen die al lange tijd de leiding hebben over bepaalde processen vinden vaak dat deze processen lopen volgens de ‘Happy Flow’. Dat wil zeggen, zoals zij behoren te lopen. Zij staan er niet voor open dat dit wellicht niet het geval is en hebben meteen het idee dat hun competentie hierdoor in twijfel wordt getrokken. Ook al wordt dit door niemand zo bedoeld.

Vanwege deze weerstand is het wel belangrijk om een introductie van Process Mining goed te positioneren. Laat zien dat je de software wil gebruiken voor een objectieve analytische aanpak om bestaande processen te verbeteren. En dus niet om mensen in verlegenheid te brengen of om aan te tonen dat zij hun werk niet goed doen. Toon de big picture van Process Mining en leg uit wat de algemene doelen zijn van de introductie. Op deze manier maak je ruimte voor ego’s om zich aan te passen en om weerstand te verminderen.

Introductie van Process MiningTechnologie als tegenhanger, niet als vervanger

Process Mining software is een nuttig hulpmiddel om verloren kansen, gemiste inkomsten en ongecontroleerde kosten te ontdekken. Het is bedoeld om managers te helpen en te ondersteunen, niet om hen te vervangen. Mensen zijn hier echter vaak wel bang voor bij een nieuwe technologische ontwikkeling. Zij zijn bang dat het een software is die hun baan over kan nemen en hen hierdoor overbodig maakt. Positioneer het ook hier dus weer goed. Laat zien dat het ‘slechts’ een software is om je processen te verbeteren en niet een robot van de toekomst die banen komt overnemen.

Wees realistisch

Voordat je aan de introductie van Process Mining begint, moet je doelen en verwachting opstellen. Process Mining lijkt misschien magisch, maar een succesvolle introductie vereist hard werken, teambetrokkenheid en een diep begrip van de visie van je organisatie. Wees hier dus realistisch in tijdens het opstellen van deze doelen.

Wees voornamelijk realistisch over de beschikbaarheid van gegevens, de kwaliteit van IT-systemen en blijf op de hoogte van de omvang van een probleem. Als je dit niet doet, maar inderdaad blijft geloven dat Process Mining een wondermiddel is en je gehele organisatie binnen een maand gaat verbeteren dan zal je uiteraard nooit tevreden zijn met de werkelijke resultaten. Ondanks dat dit hoogst waarschijnlijk onterecht is.

Hierdoor kunnen onbereikbare (en onrealistische) verwachtingen leiden tot het mislukken van een Process Mining project. En dit voordat de software werkelijk de tijd heeft gekregen om zich te bewijzen. Dit zorgt niet alleen voor een groter scepsisisme van al aarzelende medewerkers of managers, maar het kan ook het enthousiasme van de ‘early adaptors’ verminderen en Process Mining van de lijst schrappen voor toekomstige initiatieven. En dit alleen omdat jij onrealistische doelen had die de software nooit zou kunnen bereiken…

Deze vier stappen helpen je bij een succesvolle introductie van Process Mining. Heb jij ook interesse in de software, maar weet je nog niet zo goed hoe je moet beginnen? Bekijk dan ons trainingsaanbod eens! Je kunt ook altijd contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: professionalcourage.com, ifgl.netblog.tradesmartonline.in