Hoe Process Mining en RPA samenwerken

In de afgelopen decennia zijn industrieën steeds sneller gaan veranderen. Dit komt voornamelijk door nieuwe uitdagingen op het gebied van regelgeving, technologie en de continu veranderende marktvraag. Bedrijven zijn constant op zoek naar nieuwe manieren om kosten te verlagen en productiviteitsgroei te realiseren. Nieuwe wet- en regelgeving en het continu streven naar efficiëntieverbeteringen creëren de vraag naar oplossingen die direct geïntegreerd kunnen worden met de bestaande technologische infrastructuur van een organisatie.

Op deze manier kan zo’n oplossing snel en eenvoudig geïntegreerd worden. Maar deze implementatie mag uiteraard niet ten kosten gaan van de productiviteit en prestaties van je organisatie. En ja, laat deze oplossing nou gelukkig ook bestaan! Een technologische ontwikkeling die dit alle kan realiseren is Robotic Process Automation, of terwijl RPA. Dit is een technologische innovatie die direct operationele effectiviteit kan verhogen, kwaliteit kan leveren én kostenefficiënt te werk gaat.

RPA

Wat is RPA?

RPA is een efficiëntere manier om eenvoudige processen met een hoog volume, maar die wel rule-based zijn, uit te voeren. RPA automatiseert eenvoudige, saaie, handmatige taken en laat ze door softwaretoepassingen uitvoeren, om zo te zorgen voor meer nauwkeurigheid en controle. Het is hierbij wel van belang dat het hier om repetitieve handelingen gaat die altijd volgens dezelfde regels lopen. De zogenoemde “software-robots” kunnen namelijk niet zelf nadenken en dus ook niet met uitzonderingen of afwijkingen omgaan. Deze robots communiceren met verschillende applicaties en zijn zo geconfigureerd om menselijke handelingen na te bootsen.

Het voordeel hiervan is dat de robots geen menselijke fouten maken en dat ze dag en nacht door kunnen werken (want ja, ze hebben natuurlijk geen vrouw en kinderen thuis wachten). Daarnaast is het eenvoudiger om eventuele fluctuaties in productiviteitsvraag aan te kunnen passen. Het is namelijk een stuk makkelijker om met robots op- en af te schalen dan met medewerkers. Een robot kun je gemakkelijk ‘‘uit’’ zetten, maar bij werknemers kan dit natuurlijk niet (al zouden zij het vast niet erg vinden om een verplichte vrije week te krijgen). Ook werken zij volgens een bepaald contract en kun je hen dus niet zomaar meer of minder inplannen, wat bij een robot wel eenvoudig kan.

De robots worden niet geprogrammeerd met behulp van codes, maar met behulp van demonstratieve stappen. Het lijkt dus eigenlijk gewoon op het inwerken of trainen van een nieuwe collega.

RPA gaat veel verder dan alleen als oplossing voor kostenreductie. Bedrijven die RPA implementeren zien vaak al rendement terug in het eerste kwartaal. RPA kan worden geïmplementeerd zonder bestaande IT-infrastructuren en -systemen te wijzigen. Hierdoor wordt het implementatierisico aanzienlijk verlaagt, aangezien (bijna) iedereen in staat is om de robot zelf te configureren.

RPA

Sleutelrol voor Process Mining bij het beoordelen, evalueren en monitoren van RPA

Om RPA te implementeren is het belangrijk om de huidige processen goed te begrijpen en in beeld te hebben. Want als het proces nog niet goed loopt en je configureert het toch op de huidige manier in de software van de robot dan zal hij de aanwezige fouten of bottlenecks simpelweg overnemen. Daarnaast kan door diepe kennis van processen ook gemakkelijk een overzicht worden gecreëerd van de automatiseringsmogelijkheden. En daar komt Process Mining goed van pas: Proces Mining biedt inzichten gedurende het gehele RPA-traject. Zowel bij de strategie als bij het continu verbeteren en innoveren is het van grote toegevoegde waarde.

Een aantal voordelen van Process Mining in de RPA-levenscyclus:

  • Geeft een algemeen overzicht van de processen binnen het bedrijf op basis van specifieke criteria;
  • Identificeert processen die geschikt zijn voor RPA-implementatie tijdens de voorbereidingsfase;
  • Bepaalt de optimale processtroom of het ideale procespad;
  • Analyseert de mate waarin RPA kan worden geïmplementeerd in de bestaande processen en systemen;
  • Zorgt voor monitoring en analyse van RPA-prestaties tijdens de overgang/overdracht van maatwerk;
  • Zorgt voor monitoring en continue verbetering van RPA in de fase na de implementatie.

Hopelijk is nu duidelijk hoe Process Mining RPA kan ondersteunen. En, klinkt het aantrekkelijk? In onze trainingen gaan wij dieper in op de samenwerking tussen Process Mining en RPA en laten wij zien hoe het ook jouw organisatie vooruit kan helpen. Je kunt natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: t-plan.com, evolllution.comcfb-bots.com