DMAIC en Process Mining: een gouden combinatie!

In een vorige blog hebben we het gehad over de manier waarop Process Mining Lean Six Sigma kan versterken. Daar gaan we hier wat dieper op in door te kijken naar hoe Process Mining binnen de DMAIC-structuur kan worden ingezet. Elke aanvulling op de Lean Six Sigma-toolbox is natuurlijk meer dan welkom! In dit geval is dat Process Mining. Het kan in elke stap van de DMAIC-structuur worden ingezet om het project te vergemakkelijken, versnellen en verbeteren. Hieronder wordt uitgelegd hoe dit precies in zijn werk gaat.

process mining en dmaic

Stap 1: Define

Deze eerste stap draait om het inzichtelijk krijgen van de problematiek of verbeterkans. Zodra je dit weet en goed begrijpt, ga je het doel van het project vaststellen. Hiervoor moet je een hoop informatie verzamelen over het project:

  • Wat is het probleem?
  • Waar en wanneer doet dit zich voor?
  • Wie zijn de klanten die het meest benadeeld worden door het probleem?
  • Wat vinden zij het belangrijkst?
  • Wat is de reikwijdte van het project?
  • Wat is de planning?
  • Wat zijn de kritieke fasen in het proces?

Hoe meer je over het project weet, hoe meer gefocust je te werk kunt gaan. Hiervoor is Process Mining goed in te zetten:

  • Het geeft je feiten over het project.
  • Het laat zien hoe de verschillende processen binnen je project met elkaar verbonden zijn.
  • Het geeft veel statistische gegevens over de frequentie en duur van elke processtap.
  • Het laat meteen visueel zien waar knelpunten zitten.

Kortgezegd kan Process Mining je dus goed helpen met het verzamelen van cijfers van je proces om zo problemen te identificeren.

Naast dit kan Process Mining ook helpen bij het motiveren van werknemers om mee te doen aan de nodige veranderingen. De verandering ligt uiteindelijk bij hen en het is dus van belang dat zij hieraan mee willen doen. Process Mining kan snel visualiseren waar het probleem ligt en zo de werknemers laten inzien dat verandering noodzakelijk is. Als zij hier inderdaad meer van overtuigd zijn dan zullen zij zich ook meer inzetten voor het project en minder weerstand bieden.

Stap 2: Measure

Bij deze stap worden relevante gegevens gemeten en verzameld. Hierbij worden de belangrijkste KPI’s gedefinieerd, een plan gemaakt voor het verzamelen en verwerken van data, ervoor gezorgd dat de data accuraat is en wordt de data omgezet in grafieken en tabellen. Zoals vermeld wordt, is het van belang dat de data accuraat is. Daar kan Process Mining op een efficiënte en snelle manier voor zorgen. De data die door Process Mining wordt gebruikt is de data die in de logboeken al aanwezig is en zou dus een accuraat inzicht moeten geven in het proces. Het geeft daarnaast ontzettend veel informatie over belangrijke zaken als:

  • Gemiddelden
  • Welke activiteiten er zijn
  • Duur van de activiteiten
  • De frequentie van processen
  • Aantal stappen per proces

Stap 3: Analyse

Hier wordt de data van de vorige stap geanalyseerd. Je onderzoekt de data voor mogelijke oorzaken en kijkt of er een verband is met het probleem. Op deze manier hoop je de oorzaken te identificeren. Binnen het systeem van Process Mining worden automatisch grafieken en andere hulpmiddelen samengesteld waarin dit meteen visueel te zien is. Ook hier kan Process Mining dus veel tijd en moeite besparen en bovendien kan het de kwaliteit van de analyse verbeteren.

Stap 4: Improve

In deze stap wordt begonnen aan het oplossen van het probleem, om zo het proces te verbeteren. Er worden creatieve oplossingen bedacht en getest. Het is erg belangrijk om de ideeën eerst op kleine schaal te testen voordat je ze meteen in het gehele proces implementeert. Om de (eventuele) verbeteringen te meten, kan Process Mining weer gebruikt worden. Het is soms lastig om de verbeteringen zelf meteen op te merken, ook al zijn ze er wel degelijk. Door Process Mining te gebruiken worden de verbeteringen meetbaar en vervolgens visueel getoond.

dmaic en process mining

Stap 5: Control

Hier wordt gecontroleerd of de gewenste verbetering werkelijk behaald wordt, wordt vastgehouden en continu wordt verbeterd. Process Mining kan in deze stap ingezet worden om periodiek een analyse uit te voeren van de prestatie van het proces, om hem zo te blijven verbeteren.

Zoals hier dus wordt getoond kan Process Mining erg nuttig zijn en kan het een analyse aan de hand van het DMAIC-model ondersteunen. Het bespaart je tijdens zo’n project ontzettend veel tijd en daardoor ook kosten. Om deze reden is het dan ook van belang om de hulp van Process Mining binnen dit DMAIC-model te omarmen! Wil je nog meer over Process Mining weten? Volg dan een van onze trainingen of workshops of neem contact met ons op.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: firstpolymor.compinterest.co, blogs.autodesk.com, freeimages.com