De software van Process Mining: dé procesverbeteraar

In de huidige markt, met de hoge mate van concurrentie, wordt het steeds belangrijker dat organisaties hun processen blijven optimaliseren. Alleen dan kun je eigenlijk nog overleven en mee concurreren. Een nieuwe techniek hiervoor is met behulp van de software van Process Mining. Waarom deze techniek beter is dan oudere technieken leggen wij in deze blog uit.

Veel gebruikte oudere methodes voor het verbeteren van je processen zijn het herinrichten van bedrijfsprocessen (ook wel; Business Process Re-engineering (BPR)) en Six Sigma. Beide methodes dragen bij aan het verbeteren van de prestaties, maar er zit ook een nadeel aan deze methodes: de kans van slagen van zo’n procesverbetering initiatief is namelijk slechts 30-40%.

Dit komt doordat deze methodes vaak hun data (o.a.) halen uit persoonlijke interviews met medewerkers en het management. De procesanalyses worden aan de hand van deze verkregen informatie uitgevoerd, maar kosten daardoor veel tijd en geld. Daarnaast zijn deze analyses ook afhankelijk van subjectieve waarnemingen. Hierdoor krijg je onvolledige en onnauwkeurige resultaten. Want het is heel moeilijk om tijdens een interview alles te weten van een proces en alles te benoemen. En doe dit ook nog maar eens volledig objectief…

Een manier om deze beperkingen te overwinnen is door de software van Process Mining te gebruiken. Deze software gebruikt aanwezige data van je processen en baseert zijn analyses hierop. Op deze manier laat je werkelijke feiten de analyses leiden en heb je een enorme hoeveelheid data tot je beschikking. Dit zorgt er op zijn beurt voor dat de analyses volledig, uitgebreid en objectief zijn. Een groot voordeel van de software is dat het daarnaast alles visualiseert. Zo heb je meteen duidelijk hoe je processen eruit zien en waar bijvoorbeeld bottlenecks of afwijkingen zitten.

De software van Process Mining

En hoe doet de software van Process Mining dit dan?

Process Mining is aanzienlijk sneller (en hierdoor goedkoper) dan andere procesverbeteringsmethodes. Zodra procesgegevens in de software worden geladen analyseert de software dit automatisch. Hierbij genereert hij allerlei verschillende visualisaties, allemaal met slechts een druk op de knop. Zo kun je meteen zien waar het proces anders loopt dan dat het behoort te lopen en waar dus eventuele verbetermogelijkheden zitten. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar de bestede tijd van processen, de stappen die (onnodig) worden gezet en de wachttijden tussen verschillende processen.

Vervolgens kan dezelfde analyse op elk moment worden herhaald, zonder dat hier extra tijd ingestoken hoeft te worden. Zo kun je dus eenvoudig kijken of de doorgevoerde verbeteringen ook werkelijk effectief zijn of dat er wellicht toch nog andere veranderingen nodig zijn. Hiervoor hoef je dan niet opnieuw medewerkers te gaan interviewen. Je laadt simpelweg de nieuwe data van het proces in de software van Process Mining, en voilà!

Deze competentie van Process Mining draagt bij aan het oplossen van de problemen rondom de conventionele procesverbeteringsmethodes. De software van Process Mining kan voor alle processen ingezet worden en kan zo je gehele organisatie liften. Hierdoor blijf je concurreren met (of zelfs voorlopen op) andere organisaties en verlaag je de proceskosten en bestede tijd aannemelijk!

De drie stappen van Process Mining

De analyses van Process Mining kunnen worden onderverdeeld in drie stappen: proces ontdekking, conformiteitscontrole en verbetering van bedrijfsprocessen.

Proces ontdekking

Bij de eerste stap ga je puur en alleen kijken naar hoe het proces loopt. Process Mining onthult namelijk een procesmodel zoals hij werkelijk loopt. Zo krijg je inzicht in hoe het proces daadwerkelijk wordt uitgevoerd en heb je duidelijk hoe bepaalde processtappen en middelen in verband staan met elkaar en met elkaar interacteren.

Conformiteitscontrole

Hier richt je je op het vergelijken en analyseren van verschillen tussen het vooraf gedefinieerde procesmodel en het werkelijke procesmodel. Door deze vergelijking te maken ontdek je processen die anders worden uitgevoerd dan het vooraf opgestelde en ideale proces (de Happy Flow). Vervolgens ben je ook in staat om de oorzaak van de verschillen aan te geven en de ernst van de verschillen te meten.

De software van Process Mining

Verbeteren van bedrijfsprocessen

De analyse van Process Mining is uiteraard gericht op het uiteindelijk verbeteren van processen. Hiervoor geeft de software je verschillende uitgangspunten vanuit waar je deze verbeteringen kunt doorvoeren. Zo kun je bijvoorbeeld kijken naar verbeteringen op basis van tijd, kosten of uitkomsten. Op deze manier analyseer je de processen volledig en vanuit verschillende invalshoeken en zorg je dat je werkelijk niks mist. In onze vorige blog geven wij een duidelijke uitleg van de terreinen voor procesverbeteringen.

Dus, klinkt na het lezen van deze blog Process Mining interessant? Wij snappen dat het misschien nog eng is om ook daadwerkelijk te beginnen met de software en bieden daarom verschillende trainingen aan. Zo stomen wij je klaar voor het zelfstandig kunnen uitvoeren van een Process Mining project. Je kunt natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:


Bron afbeelding: leavesandlizards.com, promineth.nlimagenesmy.com