Wat is de betekenis van Process Mining nu eigenlijk?

Voor veel bedrijven is de analysefase van een verbeterproject een fase waarin ontzettend veel data geanalyseerd moet worden. Zij hebben bergen informatie over het (online) gedrag van hun klanten en over het verloop van interne processen. De ouderwetse, en vaak ook omslachtige, manieren hiervoor duren nog erg lang en zijn zeer prijzig. Bij deze methode wordt aan het personeel gevraagd om data van een bepaald proces te verzamelen om deze vervolgens te analyseren. Dit blijkt echter helemaal niet meer efficiënt te zijn. Bedrijven kunnen nu veel beter gebruik maken van Process Mining, waarbij de grote hoeveelheid aan big data, die al beschikbaar zijn binnen een organisatie,  snel en overzichtelijk wordt geanalyseerd. Hieronder wordt de betekenis van Process Mining verder uitgelegd. 

Process Mining in een notendop 

Voor de betekenis van Process Mining beginnen wij makkelijk: het is simpel gezegd een techniek om processen binnen een organisatie te analyseren. Met behulp van software wordt data uit de logboeken van een specifiek proces geanalyseerd. Bijna al onze handelingen worden opgeslagen in zo’n logboek. Hierin staat beschreven op welk tijdstip een bepaalde handeling is uitgevoerd en op welke order of case deze betrekking heeft. Soms wordt ook gelogd wie de handeling heeft uitgevoerd en hoelang de handeling duurde.

Via Process Mining wordt deze data automatisch verwerkt en kan er een duidelijk overzicht van het proces worden weergeven. Het wordt meteen visueel duidelijk hoe het proces er nu uitziet en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van hoe het proces er eigenlijk uit zou horen te zien. Dit kunnen afwijkingen zijn in termen van tijd, resultaat of de volgorde van handelingen. Je “tekent” het proces dus vanuit de beschikbare data. 

 Voor Process Mining heb je relatief weinig data nodig:  

  1. Een case ID: een uniek identificatienummer van een zaak zoals een order- of klantnummer; 
  2. Een activity: de naam voor een processtap in het proces; 
  3. Een timestamp: het moment dat een activiteit start. Waarbij eventueel ook het tijdstip toegevoegd kan worden dat een activiteit eindigt. 

 Eén van de belangrijkste eisen voor het slagen van Process Mining is dat de data wel volledig is en overeenkomt met de realiteit.  

Betekenis van Process Mining

De verwachting vs. de werkelijkheid

Voordat een proces wordt ontwikkeld is er altijd een bepaald ‘perfect’ proces bedacht. Hierbij zijn geen stoorzenders aanwezig. In de realiteit is dit natuurlijk anders. Hier komt Process Mining dan ook goed van pas. Dit instrument laat duidelijk zien waar afwijkingen in het proces zitten. Voor werknemers zelf is dit vaak niet met het blote oog te zien. Afwijkingen die zo opgespoord kunnen worden zijn: 

  • Onnodige wachttijd tussen verschillende activiteiten; 
  • Onnodige werkzaamheden die worden uitgevoerd;
  • Het niet behanlen van de gewenste resultaten. 

 Door gebruik te maken van dit instrument is het dus gemakkelijk om afwijkingen in het proces op te sporen. Aan de hand hiervan kan het management eenvoudig zien waar verbetermogelijkheden in het proces zitten. Voorheen baseerde managers hun besluiten vaak op onvolledige en soms onjuiste informatie, de resultaten van het proces en hun eigen intuïtie, in plaats van op objectieve informatie over het proces.

Met behulp van Process Mining kan nu een betrouwbaar inzicht worden verkregen in de proces realiteit en op basis daarvan kan de grondoorzaak van ongewenste resultaten worden achterhaald. Door deze grondoorzaken vervolgens weg te nemen kunnen de prestaties van de processen snel worden verbeterd. Hierdoor kunnen kosten worden gereduceerd en doorlooptijden van producten worden verbeterd. Het wordt zelfs nog efficiënter als je continu de meest recente data blijft analyseren. Zo zie je ook of de verandering voor het gewenste resultaat zorgt en of er nog meer verbeteringen moeten worden doorgevoerd. 

Wat is nou werkelijk het verschil met oudere methodes?

Het idee achter Process Mining is niet compleet nieuw. Er wordt al langer gebruik gemaakt van data binnen een bedrijf om zo het functioneren van een proces te analyseren. Er zijn echter wel verbeteringen ten opzichte van oudere technieken: 

  • Er kan nu ook een verband worden gelegd tussen het verloop van een bepaald proces en de resultaten hiervan. Op deze manier kun je werkelijk een oorzaak-gevolg relatie aantonen. 
  • Process Mining is een stuk overzichtelijker dan andere instrumenten. Het geeft in één oogopslag een overzichtelijke weergave van het proces, waardoor het voor iedereen een erg gebruiksvriendelijk instrument is. Dit is erg handig voor bijvoorbeeld managementpresentaties! 

En wanneer gebruik je Process Mining dan?

In de volgende situaties kan Process Mining van grote toegevoegde waarde zijn:  

  1. Je weet niet met zekerheid hoe het proces precies verloopt, omdat bijvoorbeeld meerdere afdelingen en IT-systemen het proces complex maken; 
  2. Je wilt weten of het afgesproken proces ook daadwerkelijk gevolgd wordt;
  3. Je wilt weten waar in het proces verspillingen zitten zoals bottlenecks, onnodige handelingen of verkeerde volgordelijkheid in stappen om deze  vervolgens op te lossen. 

 Hopelijk is na het lezen van deze blog duidelijk wat nou precies de betekenis van Process Mining is en hoe het ook uw bedrijf zou kunnen helpen. Wil je meer weten van Process Mining? Volg dan een van onze trainingen of workshops. Je kunt natuurlijk ook contact met ons opnemen.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: evensi.uk, dicitas,com, ibmsystemsmag.com