7 voordelen van Process Mining

Process Mining is een relatief nieuw begrip en het zou goed kunnen dat je nog niet zo goed weet wat de voordelen van Process Mining nou precies zijn. Maar geen zorgen, dat leggen wij allemaal uit in deze blog!

1. Opsporen van bottlenecks

Eén van de voordelen van Process Mining is dat het eenvoudig is om bottlenecks binnen een proces op te sporen. Waar loopt het proces niet zoals je wilt? Welke knelpunten zijn te zien binnen een proces? Waardoor duurt het proces langer dan zou moeten (of zou kunnen)? Dit laat Process Mining visueel zien, waardoor je meteen een duidelijk beeld krijgt van waar deze bottlenecks zitten. Dit kan gaan over onnodige stappen die gemaakt worden, stappen die juist worden overgeslagen, te veel moeten schakelen tussen werknemers, noem het maar op. Als je weet waar deze bottlenecks zitten, kun je ze oplossen en zo het proces verbeteren.

2. Verminderen van verspillingen

In veel processen worden er bepaalde handelingen uitgevoerd die eigenlijk onnodig zijn, of in ieder geval niet zo vaak gedaan hoeven te worden. Vaak zijn werknemers zich hier niet van bewust of beseffen zich niet dat het echt voor verspillingen zorgt. Werknemers voeren een proces meestal gewoon zo uit als hoe zij het kennen en kunnen hierbij wel denken van ‘’He, wat doen we dit toch omslachtig’’, maar vervolgens wordt er niets mee gedaan. Zo kan het bijvoorbeeld zo zijn dat er tussen veel verschillende afdelingen moet worden geschakeld, wat eigenlijk helemaal niet nodig is. Of kunnen werknemers soms hetzelfde werk doen zonder dat zij dit doorhebben.

Met behulp van Process Mining kun je de plek van de verspilling eenvoudig opsporen en kun je vervolgens ook zien hoe je het proces anders kunt inrichten om deze verspillingen te elimineren. Welke handelingen zijn altijd of in sommige gevallen onnodig en hoe moet dit opgelost worden? Zodra dit is gedaan, kunnen de kosten van het proces flink afnemen.

Voordelen van Process Mining

3. Naleving van de regelgeving

Het is vaak ingewikkeld om te checken of voorgeschreven procedures en regels die je organisatie moet volgen ook daadwerkelijk nageleefd worden. Vaak lopen je processen toch nét iets anders dan hoe zij volgens de regels of wetten zouden moeten lopen. Maar betekent dit dan ook meteen dat zij niet meer compliant zijn? Met Process Mining kun je de processen visueel krijgen en kan er zo gekeken worden of de processen te erg afwijken van de opgestelde wetten of dat zij deze nog steeds volgen. Als dit toch niet het geval blijkt te zijn dan kun je zien door welke afwijking in het proces dit komt en kun je dit eenvoudig aanpassen. Dit kan je vervolgens een hoge boete besparen!

4. Analyseren van effectiviteit van vernieuwde processen

Als je een proces, om welke reden dan ook, hebt veranderd of aangepast dan wil je van deze vernieuwde versie uiteraard weten of dit goed verloopt. Ook dit kan eenvoudig met Process Mining inzichtelijk worden gemaakt. Je krijgt hiervoor een overzicht van hoe het huidige proces verloopt. Hieraan kun je zien of dit overeenkomt met de verwachtingen die zijn gemaakt bij de aanpassingen. Het proces moet hiervoor wel al enkele keren uitgevoerd zijn, aangezien de data daarvan geanalyseerd wordt. Waar je eerst vaak pas na enkele maanden wist of een aangepast proces succesvol verloopt, daar kun je dit nu al een stuk sneller te weten komen. Ook kun je de analyse blijven herhalen om zo te analyseren of het proces goed blijft lopen.

5. Aanpassen of vervangen van legacy-systemen

Het aanpassen en vervangen van legacy-systemen zijn vaak moeilijke en langdurige ondernemingen voor een organisatie. In veel gevallen zijn de ontwikkelaars van het systeem al niet meer werkzaam bij de organisatie op het moment dat er aanpassingen aan het systeem gemaakt moeten worden. Het wordt al helemaal lastig als het gehele legacy-systeem vervangen moet worden, aangezien vaak niemand volledig weet hoe het systeem werkt en in elkaar zit. Process Mining kan het gehele systeem analyseren en zo handelingen binnen het systeem begrijpen. Dit maakt het vervolgens een stuk eenvoudiger om te weten hoe je iets moet aanpassen of hoe je het systeem moet vervangen.

6. Beste uitvoeringen ontdekken

Dit is één van de voordelen van Process Mining die voornamelijk voor grotere organisaties relevant is. Stel dat je meerdere vestigingen hebt, in verschillende steden of zelfs landen. Of dat je samen bent gegaan met of overgenomen bent door een andere organisatie. Overal en binnen elke afdeling zal een proces dan nét weer iets anders uitgevoerd worden. Met behulp van Process Mining kun je de processen van alle vestigingen of afdelingen analyseren om zo te kijken waar de beste uitvoering van het proces zit. Dit kan vervolgens gestroomlijnd worden binnen de verschillende vestigingen of afdelingen, zodat overal de beste uitvoering van het proces nageleefd kan worden.

7. Kosten besparen

Dit alle leidt tot kostenbesparingen. Processen kunnen namelijk sneller lopen, doordat bijvoorbeeld verspillingen eruit gehaald zijn, waardoor zij goedkoper worden. Ook hoeft er minder geld uitgeven te worden aan een langdurige analyse van een proces. Met Process Mining heb je heel snel objectieve data van een proces, wat kosten bespaart. Als laatste zorgt Process Mining er ook voor dat veranderingen aan processen op basis van feiten worden gemaakt in plaats van op een onderbuikgevoel dat iemand kan hebben. Dit vermindert de kans op foute aanpassingen en zorgt daardoor ook voor lagere kosten (aangezien deze fout niet weer aangepast hoeft te worden).

Dit zijn enkele voordelen van Process Mining. Bij veel organisaties worden processen al geanalyseerd, bijvoorbeeld met dashboards of Excel-bestanden, maar dit duurt een stuk langer dan Process Mining en is minder objectief en accuraat. Wil jij ook kunnen genieten van de voordelen van Process Mining? Bekijk ons trainingsaanbod dan eens! Je kunt natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen voor verdere vragen.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: massage-in-bedrijf.nlhrayzansamaneh.com