6 tips voor Process Mining

Process Mining is waarschijnlijk een relatief nieuw begrip voor je, waardoor je ook niet helemaal goed weet hoe je zo’n proces moet laten slagen. Om een project wel te laten slagen, geven we in deze blog enkele tips voor Process Mining die je helpen om het proces succesvol te laten verlopen.

 1. Start small, think big

Dit punt is misschien wel één van de belangrijkste tips voor Process Mining. Het is aantrekkelijk om meteen een belangrijk en groot en complex proces aan te pakken om meteen de meeste impact te realiseren, maar dit is niet aan te raden. Je hebt nog geen (of weinig) kennis over de software, waardoor je het jezelf heel moeilijk maakt. Waarom zou je jezelf meteen in het diepe gooien als de kans op falen dan veel groter is?

Begin dus klein, met een proces dat je goed kent en waar je gemakkelijk data van kunt verzamelen om zo eenvoudig ervaring op te doen. Het is bij een klein, bekend proces niet alleen eenvoudiger om van de uitvoering te leren, maar het zal je werknemers ook sneller overtuigen van de effectiviteit van Process Mining. Als je een proces kiest welke een duidelijk begin en einde heeft dan kun je dit snel met behulp van Process Mining analyseren en snel resultaten laten zien. 

Tips voor Process Mining

2. Laat concrete voorbeelden zien

Voor Process Mining is het van belang dat de organisatie achter de toepassing staat en dat mensen er bij helpen met de kennis die ze hebben. Voor werknemers die echter nog geen kennis van Process Mining hebben, kan de software redelijk abstract lijken. Het klinkt allemaal heel mooi, maar als je geen technische achtergrond hebt kan het ook allemaal verwarrend zijn. Het mooie van Process Mining is dat je het gehele proces eenvoudig visueel kan laten zien, waardoor het meteen duidelijk wordt hoe het proces er werkelijk uitziet. Dit maakt het voor andere werknemers een stuk duidelijker en minder verwarrend of vaag.

Daarnaast hebben veel managers en andere betrokkenen een bepaald beeld van hoe een proces loopt, maar dit beeld komt vaak niet overeen met de werkelijkheid. Als je concrete (en visuele) voorbeelden van Process Mining wilt laten zien dan zullen managers en andere werknemers eerder overtuigd worden van het effect en nut van Process Mining. Ook maak je de analyse voor jezelf een stuk eenvoudiger en overzichtelijker. 

3. Schets het proces

Eén van de andere tips voor Process mining is het schetsen van een proces. Voordat je aan een bepaald proces begint, is het verstandig om voor jezelf een schets te maken van het proces. Denk hierbij aan aspecten waarvan je inzicht wilt verkrijgen, waarvoor dit nuttig is, wat de voordelen hiervan zijn en wat de risico’s zijn. Op deze manier krijg je een duidelijk beeld van wat je kan verwachtten van de analyse en wat je met de resultaten wilt (of kunt) gaan doen. Dit is niet alleen voor jezelf handig, maar ook voor managers. Zij krijgen zo een beter beeld van waarom dat proces is gekozen voor de analyse en wat het doel is van de analyse. 

4. Begin met hypotheses of vragen

Hoogst waarschijnlijk heb je een hoger doel van wat je wilt bereiken met Process Mining, maar het is vaak moeilijk om vast te stellen of dit werkelijk behaald wordt puur en alleen door de software. Als je specifieke hypotheses of vragen opstelt voordat je aan de analyse begint dan kan dit doel inzichtelijk gemaakt worden.

Deze hypothese kunnen namelijk eenvoudig beantwoord of weerlegd worden door de uitkomsten van de analyse. Je kunt bijvoorbeeld het idee hebben dat een bepaald proces te lang duurt en je wilt uitzoeken of dit inderdaad het geval is. Hoe lang duurt het proces werkelijk en hoeveel afwijking zit hierin met de verwachting? Waar zitten de bottlenecks die mogelijke vertraging veroorzaken? Bij elke stap van de analyse krijg je zo antwoord op een volgende vraag. Deze vragen of hypotheses geven ook aan waar je naar op zoek bent en wat je wilt weten en verwacht van de data. 

Tips voor Process Mining

5. Leer omgaan met weerstand

Met Process Mining ben je in staat om uitspraken te doen op basis van feiten in plaats van op ‘gevoel’ of ‘verwachtingen’. Dit kan voor sommige mensen erg confronterend zijn en soms zelfs onwenselijk. Het kan zijn dat de gevonden resultaten in een ander beeld geven dan wat mensen willen horen waardoor binnen een groep weerstand kan onstaanHet is dus belangrijk dat je van tevoren een team opstelt dat met dit soort weerstand kan omgaan en hierop kan inspelenMet het team kan je juist positief naar de nieuwe feiten kijken. De uitkomsten die uit Process Mining komen zijn erg nuttig en het zou dan ook zonde zijn om hier niets mee te doen omdat werknemers het simpelweg niet willen horen. 

6. Hou rekening met privacy en ethische vraagstukken

Als laatste in tip is het belangrijk dat je privacy en ethische vraagstukken niet moet vergeten. Bij de analyses van Process Mining is veel data nodig. Het is hierbij van belang dat de privacy en beveiliging van deze data wel gewaarborgd blijft en dat het niet in verkeerde handen valt of voor verkeerde doeleinden wordt gebruikt. Geef hiervoor duidelijk aan welke data je gebruikt en waarvoor. Op deze manier kunnen andere je stappen volgen en zien waarom je bepaalde dingen doet of hebt gedaan

Door deze tips voor Process Mining hoeft het proces niet meer heel ingewikkeld te zijn. Je moet jezelf alleen de tijd geven om het te leren begrijpen en vertrouwd te raken met de software. Met deze zes tips voor Process Mining heb je een grotere kans dat je eerste (en volgende) analyse slaagt. Wij kunnen je hier ook bij helpen! Bekijk hiervoor ons trainingsaanbod of neem contact met ons op.

Ook interessant:


Bron afbeeldingen: diversityleadership.eucountand1.com, readingcraze.com